Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động kế toán, chúng ta thường nghe nói nhiều đến hóa đơn, chứng từ. Vậy, chứng từ là gì? Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ đối với doanh nghiệp? Cùng GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP tìm hiểu về chứng từ qua bài viết dưới đây.
Chứng từ là gì?
Chứng từ bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là những giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của doanh nghiệp. các doanh nghiệp.
Chứng từ ghi sổ được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh doanh. Chứng từ thể hiện thông tin được thể hiện bằng các thước đo: hiện vật, sức lao động và giá trị.
Chứng từ kế toán phải thể hiện các nội dung chủ yếu sau đây:
– Tên và số của chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
– Thông tin của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;
– Thông tin cá nhân, đơn vị nhận hồ sơ;
– Nội dung của chứng từ (chứng từ được lập ra để ghi lại một cái gì đó);
– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng chào bán giao dịch;
– Chữ ký, họ tên và đóng dấu của đơn vị, cá nhân lập chứng từ, người kiểm duyệt và các bên liên quan.
➡️➡️➡️ Xem thêm: Dịch vụ làm báo cáo tài chính uy tín giá rẻ – chỉ từ 1 triệu
➡️➡️➡️ Xem thêm: Dịch Vụ Chữ Ký Số Giá Rẻ – Chính Hãng Uy Tín
➡️➡️➡️ Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín có bảo hành – giá chỉ từ 500k
Chứng từ kế toán là gì?
Chứng từ kế toán là giấy tờ hoặc vật mang thông tin liên quan làm căn cứ ghi sổ kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính thực tế đã phát sinh và đã hoàn thành.
Ví dụ về chứng từ kế toán
Các ví dụ thường gặp của loại chứng từ này là: Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất nhập kho, Phiếu thu tiền mặt, Biên bản bàn giao tài sản, Phiếu yêu cầu thanh toán, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng…
Các chứng từ trên không chỉ dùng cho các nghiệp vụ kế toán mà các cá nhân, tổ chức thông thường khi sử dụng dịch vụ cũng có thể yêu cầu xuất chứng từ.
Ví dụ, khi dùng bữa tại nhà hàng, khách hàng có thể yêu cầu nhà hàng xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) khi họ sử dụng dịch vụ ăn uống. Và hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này là 10% VAT.
Như thế nào là chứng từ hợp lệ?
Chứng từ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Tính pháp lý
Chứng từ được coi là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Đây là biện pháp ngăn ngừa tranh chấp giữa các bên.
Nếu có tranh chấp thì các tài liệu sẽ là bằng chứng, cơ sở pháp lý để xác định đúng sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi.
Thứ hai: Tính đúng pháp luật
Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân theo quy định của pháp luật về hình thức và nội dung theo đúng loại chứng từ.
Ví dụ, chứng từ không có nội dung giao dịch và không ghi rõ giá giao dịch thì chứng từ đó không được coi là chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.
Thứ ba: Tính trung thực
Chứng từ ghi chép sự việc một cách khách quan, sự việc phải có thật, không bịa đặt để làm căn cứ chứng minh các giao dịch kinh tế trong hoạt động của nhà nước và doanh nghiệp.
Thứ tư: Tính rõ ràng
Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không dùng từ nhiều nghĩa để tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có trong việc xem xét và sử dụng chứng từ.
Các loại chứng từ kế toán
Các tài liệu liên quan đến tiền mặt
- Phiếu thu: Chứng từ xác nhận việc thu tiền sản phẩm, hàng hóa khách hàng thanh toán tại chỗ bằng tiền mặt.
- Phiếu chi: Là chứng từ xác nhận đã thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp để mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Thư yêu cầu thanh toán.
- Đơn xin tạm ứng
Các tài liệu liên quan đến ngân hàng
- Chứng từ kế toán được thể hiện qua:
- Giấy báo Có / Ghi Nợ của Ngân hàng.
- Tiền mặt: Chứng từ được sử dụng khi công ty phát hành séc yêu cầu nhân viên rút tiền từ tài khoản ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.
- Ủy nhiệm chi: chứng từ được sử dụng khi bạn thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản.
- Chuyển tiền nội bộ: Chứng từ xác nhận việc chuyển tiền từ tài khoản Đồng Việt Nam sang tài khoản ngoại tệ. Việc chuyển đổi này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán với các nhà cung cấp hàng hóa nước ngoài
- Tiền đang chuyển: Các chứng từ cho thấy tiền từ người gửi đang được chuyển đến tài khoản của người nhận, người nhận ở đây là các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ …
Các tài liệu liên quan đến Mua hàng / Bán hàng
- Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ ghi lại việc bán thành công sản phẩm, hàng hóa và đã được kế toán ghi nhận vào doanh thu.
- Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ ghi lại việc mua hàng hóa và sản phẩm.
- Hàng trả lại: Chứng từ kèm theo hóa đơn đổi trả của khách hàng (dùng cho những sản phẩm đã bán nhưng khách hàng trả lại vì lý do nào đó).
- Hàng bán bị trả lại: Các chứng từ kèm theo hóa đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng hóa, sản phẩm nhưng sau đó đã trả lại nhà cung cấp.
- Chứng từ kế toán được thể hiện thông qua: Hóa đơn GTGT đầu vào / Hóa đơn GTGT đầu ra / Tờ khai hải quan / Phiếu nhập kho / Phiếu xuất kho / Biên bản bàn giao / Phiếu báo giá / Đơn đặt hàng / Hợp đồng kinh tế / Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế.
Các tài liệu liên quan đến tiền lương
Chứng từ kế toán: Bảng chấm công; Lương bổng; Bảng thanh toán lương, Hợp đồng lao động; Nội quy, quy định, v.v.
Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề tài liệu là gì. Bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào về chứng từ có thể liên hệ với chúng tôi – GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP để được các chuyên gia hỗ trợ.
