Nắm bắt được xu hướng về việc sử dụng hóa đơn trong thời đại kỷ nguyên số, phần mềm hóa đơn VNPT đã nhanh chóng cập nhật các tính năng mới theo quy định tại Thông tư 78 quy định về hoá đơn, chứng từ. Tuy nhiên, trong thời điểm hiện nay vẫn còn khá nhiều khách hàng và doanh nghiệp chưa biết cách xuất hoá đơn trên phần mềm hoá đơn VNPT. Do đó, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử VNPT chính xác và nhanh chóng nhất.
Khi bạn đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT, VNPT sẽ cung cấp cho bạn một đường link MSTXXXX-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn và user, mật khẩu để đăng nhập vào xuất hóa đơn. Sau khi nhập mã xác thực, ấn Đăng nhập để truy cập vào trang xuất hóa đơn điện tử VNPT.
Bước 1: Tạo danh sách khách hàng nhận hóa đơn
Trước khi xuất hóa đơn, người dùng cần tạo danh sách khách hàng dự kiến nhận hóa đơn điện tử đó. Đầu tiên, trên thanh công cụ, người dùng chọn Danh mục -> Khách hàng để nhập thông tin khách hàng mới.
Tại trang Quản lý khách hàng, chọn Tải danh sách khách hàng nếu muốn nhập cùng lúc thông tin của nhiều khách hàng.
Hoặc lựa chọn Tạo mới nếu muốn nhập thông tin của từng khách hàng riêng lẻ.
Tại trang Nhập thông tin khách hàng, người dùng điền thông tin vào các trường. Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Để các thông tin điền vào là chính xác nhất, hạn chế việc phải sửa đổi/xuất lại hóa đơn điện tử, người dùng nên search thông tin khách hàng tại trang Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Sau khi điền hoàn thành, ấn Lưu lại và chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 2: Tạo danh sách sản phẩm sẽ xuất hóa đơn điện tử
Bước tiếp theo, người dùng cần tạo danh sách sản phẩm dự kiến muốn xuất hóa đơn điện tử. Bước này giúp người dùng tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn cho những sản phẩm giống nhau trong tương lai.
Đầu tiên, người dùng chọn Danh mục -> Quản lý sản phẩm.
Tại trang Tạo thông tin sản phẩm, người dùng điền các trường thông tin cần thiết rồi ấn Lưu để tạo mới sản phẩm.
Trong trường hợp người dùng muốn tạo cùng lúc nhiều sản phẩm, hãy lựa chọn tính năng Upload sản phẩm để tải file lên.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
Người dùng chọn Lập hóa đơn -> Danh sách hóa đơn:
Sau đó chọn lệnh Tạo mới để tạo một hóa đơn điện tử VNPT mới.
Tại màn hình Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn, người dùng lần lượt điền các thông tin cần thiết để của một hóa đơn điện tử.
Bước 4: Xuất hóa đơn điện tử
Sau khi tạo mới hóa đơn điện tử VNPT tại bước 3, người dùng ấn Tạo mới để được chuyển ra màn hình Xuất hóa đơn điện tử.
Vào mục chi tiết kiểm tra lại các thông tin một lần nữa trước khi gửi đi.
Nếu kiểm tra không có vấn đề gì, người dùng chỉ cần chọn hóa đơn cần xuất ở cột Chọn. Sau đó click Phát hành mã hoá đơn đã chọn và nhấn Đồng ý.
Lưu ý: Khách hàng muốn xuất hoá đơn nào chỉ cần tick vào ô tương ứng với hoá đơn đó. Trong trường hợp muốn xuất toàn bộ hoá đơn đang có, chỉ cần chọn ở trống ở hàng trên cùng (nằm trong ô có chữ Chọn).
Ấn Phát hành hóa đơn để xuất hóa đơn điện tử (có 2 nút ở trên và dưới, người dùng ấn nút nào cũng được)
Bước 5: Nhập mã PIN ký số và hoàn thành xuất hóa đơn điện tử
Sau khi ấn Đồng ý, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Tại đây, khách hàng sẽ được yêu cầu nhập mã PIN để thay thế chữ ký số. Nếu mã PIN đúng, yêu cầu xuất và in hoá đơn sẽ được tiếp tục.
Như vậy, quy trình xuất hoá đơn điện tử VNPT không hề phức tạp. Chỉ với 5 bước đơn giản, bất cứ khách hàng nào cũng có thể thực hiện xuất và in hoá đơn theo đúng Thông thư 78, đáp ứng được yêu cầu của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
