Hóa đơn điện tử đã trở thành một xu hướng phổ biến. Tuy nhiên, khi in Hóa đơn ra giấy có cần đóng dấu hay không được rất nhiều bạn đọc thắc mắc. Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này trong bài viết sau đây.
Tại thời điểm hiện tại, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào đã quy định rằng hóa đơn điện tử khi được in ra giấy phải đóng dấu. Không chỉ vậy, mà hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có tác dụng làm bằng chứng để lưu trữ, ghi sổ và theo dõi, chứ không được công nhận là cơ sở để thực hiện các giao dịch hay thanh toán. Do vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy từ phía các doanh nghiệp không yêu cầu phải thực hiện việc đóng dấu trên hóa đơn giấy.
Để cụ thể hơn, theo những quy định được nêu trong khoản 1 và khoản 2 của Điều 6 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Qua đó, các doanh nghiệp có quyền lựa chọn và áp dụng phương thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử mà phù hợp với tính chất hoạt động và khả năng sử dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, điều cần lưu ý là hóa đơn điện tử phải có khả năng sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
Theo quy định, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy, mà việc in ra giấy chỉ cần thiết khi có yêu cầu cụ thể liên quan đến các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh hoặc được yêu cầu bởi các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra, tuân theo các quy định về thanh tra, kiểm tra và điều tra theo pháp luật. Khi thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, sự tương thích giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi cần phải được đảm bảo.
Nghĩa là, hóa đơn chuyển đổi phải thể hiện đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này cũng đồng nghĩa với việc bản thể hiện của hóa đơn điện tử (file PDF) cũng phải bao gồm đầy đủ các yếu tố nội dung giống như hóa đơn điện tử ban đầu.
Căn cứ Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên của hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Thông tin về người bán, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Thông tin về bên mua, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế (nếu có).
- Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã cơ quan thuế liên quan đến hóa đơn điện tử (nếu có).
- Các phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, các khuyến mại hoặc chiết khấu thương mại (nếu có), và bất kỳ thông tin khác liên quan (nếu có).
Dựa trên các điều khoản nêu trên, có thể thấy rằng việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy không đòi hỏi bất kỳ việc đóng dấu nào trên hóa đơn giấy.
Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử ra giấy:
Mặc dù không bắt buộc, việc lưu giữ hóa đơn điện tử dưới dạng bản giấy vẫn đem lại nhiều tiện ích quan trọng, đặc biệt trong quá trình hạch toán, cũng như phục vụ các hoạt động thanh tra và kiểm tra thuế.
Vào thời điểm hiện tại, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang dạng in bản giấy đã trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện thao tác này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử mà họ đang sử dụng.
Tùy thuộc vào loại phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng, các bước thực hiện cụ thể có thể có sự khác biệt nhất định, tuy nhiên, nguyên tắc cơ bản vẫn được duy trì và bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 2: Tìm kiếm và xác định hóa đơn điện tử cần thực hiện chuyển đổi.
- Bước 3: Chọn chức năng “in chuyển đổi” từ giao diện phần mềm.
- Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động kết nối với máy in và tiến hành quá trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn in bản giấy.
Bên cạnh tính linh hoạt trong việc lựa chọn lưu trữ, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra dạng in bản giấy vẫn đang được coi là một phương pháp hữu ích và thực hiện được dễ dàng, nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử hiện đại.
